¿Qué es un documento y cómo se clasifican?

Preguntado por: Encarnación Mascareñas  |  Última actualización: 14 de abril de 2024
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Simplificando mucho, clasificar un documento significa agruparlo por conceptos o asuntos concretos; y ordenar un documento quiere decir establecer una secuencia cronológica, alfabética o numérica dentro de cada grupo y situarlo físicamente en el espacio.

¿Cómo se clasifican los documentos ejemplos?

Independientemente del sistema de clasificación elegido en los Archivos, los documentos se clasifican:
  • por fondos, conjunto documental producido por una institución o entidad.
  • por series, dentro de los fondos. ...
  • por expedientes, dentro de las series. ...
  • por documentos sueltos.

¿Cuáles son los tipos de clasificación?

Los diferentes tipos de clasificaciones
  1. Clasificaciones universales. Las clasificaciones universales son aquellas que abarcan todo el conocimiento o todas las materias. ...
  2. Clasificaciones jerárquicas. ...
  3. Clasificaciones facetadas. ...
  4. Clasificaciones híbridas. ...
  5. Clasificaciones especializadas.

¿Cómo se clasifican los documentos de una empresa de acuerdo a su tipo?

Para clasificar correctamente tenemos que agrupar los documentos según su contenido y forma, en el caso de una empresa podemos distinguir entre: albaranes, recibos, ofertas comerciales, listas de clientes, etc. y lo más recomendable es que sigamos una estructura jerárquica y lógica.

¿Qué son los tipos de documentos?

Una definición de tipo de documento o DTD («documento tipo definicion») es una descripción de estructura y sintaxis de un documento XML o SGML. Su función básica es la descripción de la estructura de datos, para usar una estructura común y mantener la consistencia entre todos los documentos que utilicen la misma DTD.

Clasificación y archivo de documentación.

35 preguntas relacionadas encontradas

¿Cuáles son los 3 tipos de documentos?

Tipos de Documentos
  • Documentos Públicos.
  • Documentos Privados.
  • Anexos.

¿Qué es un documento 3 ejemplos?

Se trata de archivos que tienen la capacidad de comprobar que existe un hecho, por lo que tienen un gran valor, por eso se conocen como oficio documento. Un ejemplo de esta vertiente son las actas de matrimonio o divorcio, acta de nacimiento, fe de vida, etc.

¿Cuáles son los seis tipos de clasificación de documentos más utilizados?

Por lo general, los sistemas de clasificación documental se basan en:
  • Un sistema alfabético. Se utiliza el nombre de una persona (palabra ordenatriz) para la ordenación.
  • Un sistema numérico. ...
  • Un sistema cronológico. ...
  • Un sistema geográfico. ...
  • Un sistema temático. ...
  • Un sistema alfanumérico.

¿Cómo se clasifican los documentos administrativos?

Se distinguen dos categorías: Acuerdo: recoge las decisiones de un órgano de la Administración a lo largo de la tramitación de un procedimiento administrativo y siempre anteriores a la resolución del mismo. Resolución: recoge las decisiones de un órgano de la Administración y pone fin a un procedimiento administrativo.

¿Qué es el documento administrativo?

¿Qué son los documentos administrativos? Son el resultado y la materialización de las actividades administrativas que desarrollan las entidades o instituciones públicas. Estas acciones, en el ejercicio de sus funciones y competencias que les atribuyen las normas.

¿Cómo se clasifican los documentos de archivo?

Existen diversas maneras de ordenar la documentación física, dependiendo del rubro y la actividad de la empresa o institución, tales como:
  1. Archivo General.
  2. Archivo Alfabético.
  3. Archivo Numérico.
  4. Archivo Alfanumérico.

¿Cómo se puede clasificar la información?

2. Clasificar la información.
  1. Confidencial: acceso restringido a la alta dirección.
  2. Restringido: nivel directivo y empleados clave tienen acceso.
  3. Interno: la información accesible solo los miembros de la organización, pero en cualquier nivel.
  4. Público: todas las personas, dentro y fuera de la organización, tienen acceso.

¿Cómo se hace la clasificación?

Para realizar una correcta clasificación antes de nada debemos observar las características del grupo de cosas a ordenar y efectuar comparaciones; luego tenemos que definir unas variables que estructuren la clasificación, crear unas clases escogiendo sus características esenciales y asignar los elementos a cada clase, ...

¿Cómo se identifican los documentos?

Cómo reconocer un documento de identificación original
  1. Marca de agua digital.
  2. Seguridad Táctil.
  3. Tintas invisibles.
  4. Hologramas.

¿Qué es un documento o archivo?

Un documento de archivo es un instrumento de carácter contemporáneo que es creado por individuos y organizaciones en el desarrollo de sus actividades; con el transcurrir del tiempo estos documentos se convertirán en una ventana que nos permitirá tener acceso a los eventos ocurridos en el pasado.

¿Que se entiende por sistema de clasificación?

Clasificación temática o por categorías: Es la más útil de las clasificaciones. Se trata de organizar los contenidos en categorías definidas en función de la temática de los contenidos a clasificar.

¿Qué tipos de documentos legales y administrativos?

¿Qué tipos de documentos administrativos existen?
  • Memorandos. ...
  • Informes. ...
  • Cartas. ...
  • Contratos. ...
  • Formularios. ...
  • Políticas y procedimientos: Son documentos que establecen las normas, políticas y procedimientos internos de una empresa.

¿Qué es un documento legal y administrativo?

Los documentos administrativos y jurídicos pueden describirse como documentos probatorios públicos que verifican la identidad y personalidad jurídica de un individuo, su nacionalidad y su afiliación, por poner un ejemplo claro. Documentos legales: Existen muchos tipos.

¿Cuáles son los documentos oficiales?

Cualquiera de los siguientes: Credencial para votar vigente, pasaporte vigente, cédula profesional vigente (no electrónica), credencial del Instituto Nacional de las Personas Adultas Mayores vigente. En caso de menores de edad, credencial emitida por instituciones de educación.

¿Cómo se le llama a un conjunto de documentos?

- Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a ...

¿Cómo se organizan los documentos administrativos?

En general, la ordenación de documentos dentro del expediente será cronológica, siguiendo el trámite administrativo, de forma que el primer documento, de abajo a arriba, será el más antiguo y el último incorporado el más reciente.

¿Cómo se organizan los documentos en un archivo?

Conoce los 8 pasos de la gestión documental en archivo
  1. Planeación: ...
  2. Producción: ...
  3. Gestión y trámite: ...
  4. Organización: ...
  5. Transferencia: ...
  6. Disposición de documentos: ...
  7. Preservación a largo plazo: ...
  8. Valoración:

¿Qué es un documento y qué partes lo componen?

El documento especializado o documento científico es un texto que describe los resultados originales e inéditos de una investigación realizada. Las partes o subsecciones que lo componen tradicionalmente son: título, resumen, introducción, metodología, resultados y discusión.

¿Qué tipo de documentos existen en la comunicación pública?

Documentos Administrativos de Transmisión
  • 2.1 Aviso. ...
  • 2.2 Anuncio. ...
  • 2.3 Comunicado. ...
  • 2.4 Convocatoria de reunión. ...
  • 2.5 Instrucción - Orden de Servicio. ...
  • 2.6 Oficio. ...
  • 2.7 Saluda - Invitación. ...
  • 2.8 Carta.

¿Qué son los documentos simples?

Una Unidad Documental Simple (UDS) es un documento, es el elemento simple de una serie. El tipo documental es la unidad producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma y cuyo formato, contenido y soporte son homogéneos, según el Diccionario de Terminología Archivística.

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