¿Quién autoriza la eliminacion de documentos?

¿Cómo se llaman los documentos que no se eliminan?

Son considerados documentos definitivos y se deben conservar en un edificio propio, con instalaciones adecuadas para su consulta, en los denominados Archivos Históricos. Estos documentos no se eliminan, se conservan en su totalidad.

¿Cuánto tiempo dura un documento en el archivo de gestión?

Archivo de oficina o gestión. La información debe estar unos 5 años. Archivo central: La información debe estar entre 10 y 30 años en la misma institución que produce la documentación por falta de espacio en las oficinas.

¿Cuándo se puede destruir un documento?

Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante.

¿Cómo se llama el archivo al que pasan los documentos una vez culminado el trámite?

ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, y que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

¿Cómo se llama el archivo al que pasan los documentos una vez culminado el trámite y su tiempo de permanencia en el archivo de las oficinas archivo total?

1.2 ARCHIVO CENTRAL: Es aquel archivo en el que se agrupan los documentos transferidos por los diferentes archivos de gestión de la Universidad, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo urgentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

¿Qué dice la ley sobre la conservación de los documentos?

Artículo 7. Los sujetos obligados deberán producir, registrar, organizar y conservar los documentos de archivo sobre todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones de acuerdo con lo establecido en las disposiciones jurídicas correspondientes.

¿Quién es el responsable de la gestión de documentos de la Administración de los archivos públicos?

La administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos. ARTÍCULO 13. Instalaciones para los archivos. La administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos.

¿Quién es el responsable del manejo organización y conservación de los documentos contables?

“El servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones.

¿Qué es depuracion de expedientes?

De otra parte, la depuración es la actividad realizada Page 2 durante el proceso de ordenación que consiste en retirar de un expediente los documentos que no poseen valores primarios ni secundarios para proceder a eliminarlos, tales como: copias o fotocopias (cuando el original se encuentra en el expediente), tarjetas ...

¿Qué hace un encargado de control de documentos?

Responsable del Control de Documentos y Registros Resguardar y controlar los documentos y registros pertenecientes a la dirección de ingresos. Instrucciones de Trabajo. Emisión de notificaciones a contribuyentes. Entrega a notificadores y control de las diligenciadas • Avisos de alta y baja de documentos controlados.

¿Cuándo se eliminan los documentos de apoyo en el archivo según el Acuerdo 042 de 2002?

Los documentos de apoyo no se consignarán en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.

¿Cuáles son las 3 etapas del archivo?

¿Qué otros documentos Considera usted que se deben archivar?

Entre ellos se incluyen documentos como los certificados originales de nacimiento y de matrimonio y los títulos de propiedad. Lo ideal es guardar estos documentos difíciles de reemplazar en una caja de seguridad o en una caja fuerte del hogar a prueba de incendios, agua y robos.

¿Cómo se debe archivar un documento?

Los documentos deben archivarse por tema o asunto en orden de procedencia o sea, como se generaron y en el orden cronológico. No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales.

¿Qué documentos se pueden destruir?

¿Qué se debe hacer con los documentos obsoletos?

¿Qué documentos se deben conservar por 20 años?

Documentos que la norma requiere conservar por 20 años

Se debe contar con unos documentos que la norma nos requiere conservar por 20 años y son: Certificados de Aptitud Médica: exámenes para-clínicos asociados a los exámenes médicos ocupacionales de la historia clínica. Resultados de exámenes médicos (si hay médico LSO ...

¿Qué tipo de documentos deben mantenerse en el archivo inactivo?

Archivo inactivo: Finalmente, a este archivo llegan los documentos que han perdido todo valor útil para las operaciones de la compañía, pero que se mantienen por su valor político, documental, histórico, o incluso porque la Ley General de Archivos exige un periodo de conservación.

¿Cuál es el ciclo de vida de un documento?

El ciclo de vida de un documento, es la secuencia de fases que atraviesa un documento, así como el tiempo establecido que debe permanecer en cada etapa desde que se crea hasta su archivo o destrucción. Como todo ciclo vital se deriva del concepto de la vida de un organismo biológico: nacer, vivir y morir.

¿Qué diferencia hay entre archivar y eliminar?

Si elimina o archiva un mensaje de correo electrónico, desaparecerá de la bandeja de entrada. Los mensajes eliminados se envían a la carpeta de la papelera, mientras que, de forma predeterminada, los mensajes archivados se mueven a la carpeta Archivo o Todos los correos en Gmail o Aplicaciones de Google.