¿Cuál es el tiempo de vida de un documento?
Preguntado por: D. Jesús Rincón | Última actualización: 9 de enero de 2026Puntuación: 4.1/5 (42 valoraciones)
El tiempo de vida de un documento varía enormemente según su tipo y finalidad, abarcando desde pocos años para lo fiscal/contable (4-10 años) hasta décadas para lo legal/histórico (20+ años), pasando por etapas de uso activo (administrativa) y archivo, hasta su disposición final (destrucción o preservación histórica), un proceso llamado ciclo vital del documento, según lo dictan leyes y normativas específicas de cada país y sector.
¿Cuál es el ciclo de vida de un documento?
El ciclo vital de los documentos es el recorrido completo que sigue un archivo desde su creación o recepción hasta su disposición final (eliminación o conservación permanente), dividido en tres edades o fases principales: Activa (uso frecuente en el archivo de gestión), Semiactiva (uso esporádico, archivo de concentración), e Inactiva (conservación permanente o eliminación, archivo histórico). Este proceso asegura una gestión eficiente, cumpliendo con normativas y optimizando recursos.
¿Cuánto tiempo se debe conservar un documento?
Seis años, en el caso de documentación con valores administrativos; ● Cinco años, para la documentación contable o fiscal; y, ● Doce años, para la documentación con valores legales o jurídicos.
¿Cuándo caducan los documentos?
El ciclo vital de los documentos
Documentos fiscales (impuestos, hacienda...) suelen tener una vigencia de 4 años, pues son los 4 años durante los que hacienda puede reclamarlos, por lo que generalmente tienen una vida útil de 5 años. Documentos contables por ejemplo pueden tener una vida útil de unos 10 años.
¿Qué se entiende por vida útil de un documento?
El ciclo de vida de un documento en una empresa es cada una de las fases por las que pasa cualquier documento de una empresa hasta llegar al fin de su vida útil, que es cuando se guarda en el archivo o se destruye.
¿ Qué es el ciclo de vida de los documentos?
¿Cuánto tiempo tiene validez un documento?
➢ Todos los documentos administrativos de comprobación inmediata, tienen una vigencia documental de 1 año, no pasan a concentración. Documentos de uso cotidiano.
¿Cuál es la fecha de vencimiento del documento?
La caducidad de un documento se refiere a la fecha o hora predeterminada tras la cual un documento deja de ser válido o ejecutable . Este concepto se utiliza comúnmente en acuerdos legales, contratos y ciertos documentos regulatorios con un período de validez limitado.
¿Cuántos años dura un documento?
El plazo de prescripción genérico es de CINCO (5) años, según lo establece el art. 2560 del Código Civil y Comercial.
¿Cuál es el periodo de validez de un documento?
Definiciones: El período de tiempo durante el cual se pretende que un certificado sea válido ; el período de tiempo entre la fecha y hora de inicio y la fecha y hora de finalización de un certificado.
¿Cuál es la fecha de validez de un documento?
Esta fecha marca el momento exacto en que el documento entra en vigor o comienza a tener validez legal.
¿Cuánto tiempo deben conservarse los documentos?
El tiempo para guardar documentos varía según su tipo y finalidad, pero generalmente se conservan entre 4 y 10 años para asuntos fiscales y laborales (¡mejor 10 por si acaso!), 6 años para libros contables y documentos mercantiles (Código de Comercio), y más tiempo para documentos legales o societarios, recomendándose conservar los documentos de la empresa por 6 años más tras su disolución. Los documentos personales como facturas o justificantes de compra suelen durar entre 3 y 5 años.
¿Durante cuánto tiempo se deben conservar los documentos?
La documentación general de la empresa, como contratos y acuerdos comerciales, debe conservarse durante al menos seis años . También debe conservar los documentos físicos del seguro comercial y cualquier certificado pertinente durante al menos siete años después de la finalización de la póliza.
¿Qué documentos se deben conservar por 20 años?
Artículo 13: le establece al empleador el deber de conservar por un período mínimo de 20 años, entre otros documentos, los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores; contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa.
¿Cuántos años hay que conservar documentos importantes?
Los documentos que definen su vida personal y financiera, como su certificado de nacimiento, certificado de matrimonio y declaraciones de impuestos, deben conservarse para siempre. Conserve los registros que respaldan la información de sus declaraciones de impuestos durante siete años . Digitalizar y destruir sus documentos en papel puede reducir el riesgo de fraude y robo de identidad.
¿Qué significa la fecha de caducidad de un documento?
Una fecha de caducidad especifica la fecha tras la que un archivo ya no está en uso de forma activa. Cuando un elemento caduca, deja de ser visible para los usuarios generales. Sin embargo, el propietario del archivo y los administradores pueden ver los archivos caducados.
¿Qué son los plazos de conservación de documentos?
Plazo de conservación
Consiste en la combinación de la vigencia documental y, en su caso, el término precautorio y periodo de reserva que se establezca la normatividad aplicable vigente.
¿Cuándo caduca un documento?
Cinco años, cuando el titular haya cumplido los cinco años de edad y no haya alcanzado los treinta al momento de la expedición o renovación. Diez años, cuando el titular haya cumplido los treinta y no haya alcanzado los setenta.
¿Cuánto tiempo son válidos los documentos?
Para los archivos personales, un buen punto de partida son tres años para los documentos tributarios, siete años para los registros comerciales y, de forma permanente, para documentos fundacionales como escrituras de propiedad, testamentos y actas de nacimiento . Comprender estos plazos es crucial tanto para la organización personal como para el cumplimiento legal.
¿Cuáles son los 4 tipos de validez?
Muchas fuentes enumeran cuatro tipos principales de validez: validez de constructo, validez de contenido, validez aparente y validez de criterio . Dentro de este marco, la validez predictiva y la validez concurrente son subtipos de validez de constructo, y la validez convergente y la validez discriminante son formas de validez de constructo.
¿Cuánto tiempo prescribe un documento?
El Código de Comercio español establece desde el año 1885 que todos los empresarios y comerciantes deben conservar su documentación de manera ordenada durante al menos 6 años a partir del último asiento en los libros, tal y como dice el Art.
¿Cómo se calcula la fecha de vencimiento de un documento?
La fecha de vencimiento se calcula añadiendo el período de pago al primer día de la quincena siguiente a la fecha de documento. El primer día de la quincena que sigue al 23-02-2007 es el 01-03-2007. La fecha de vencimiento resultante es el 01-03-2007 + 10 días = 11-03-2007.
¿Qué documentos tienen fecha de caducidad?
Al igual que una licencia de conducir o un pasaporte, la comisión notarial tiene fecha de vencimiento. Es fundamental que los notarios lleven un registro de cuándo vence su comisión para garantizar que puedan seguir legalizando documentos.
¿Qué es la fecha de caducidad de un documento?
La fecha de caducidad indica hasta cuándo es válido un documento. Es especialmente relevante en identificaciones personales, carnés profesionales, certificados médicos o autorizaciones temporales. Un documento puede haber sido expedido hace años, pero seguir vigente si no ha superado su fecha de caducidad.
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