¿Cómo se controla un documento?

1. Quién creó el documento.
2. Quién verificó el documento y los datos.
3. Persona que aprobó el documento y cuándo.
4. El estado del documento (válido, borrador, en revisión, en espera de aprobación)
5. El número de revisión del documento.

1. Distribuir, acceder, recuperar y utilizar.
2. Almacenar y conservar, en lo que se debe incluir la preservación de legibilidad.
3. Controlar todos los cambios.
4. Retener y poner a disposición.

1. Mantener la seguridad de los documentos.
2. Control de las versiones de los documentos.
3. Revisar los documentos.
4. Desarrollar y mantener un proceso de aprobación.
5. Regular la presentación de los documentos.

¿Cómo se controla la documentación externa?

¿Cuáles son los formatos de control?

El formato de control de inventarios de publicaciones, es un documento de control que permite detallar las existencias de publicaciones que se encuentran bajo custodia en cada dependencia.

¿Qué es un documento de control administrativo?

El Documento de control es el documento administrativo que exige la normativa que debe contener los datos mínimos referidos a la carga, origen y destino así como de las partes intervinientes necesarios para la realización de un transporte público de mercancías por carretera.

¿Qué es un procedimiento de documentos?

Procedimiento: Documento que contiene las instrucciones detalladas y las responsabilidades de las personas involucradas en la realización de operaciones o actividades, y pueden generar registros que se utilizan para demostrar que la actividad se realizó y para garantizar la trazabilidad de la actividad misma.

¿Por qué es importante el control de la documentación?

Evita la pérdida de la documentación, ya que todos los documentos están integrados e identificados en un único sistema. Evita la pérdida de tiempo en la recuperación de la documentación y permite el control de acceso y de seguridad de la información, impidiendo que personas no autorizadas accedan a los contenidos.

¿Cómo se organizan los documentos en un archivo?

¿Cuáles son los procesos de la gestión documental?

Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico.

¿Cómo hacer un trabajo documentado?

¿Qué es controlar la información documental de la empresa?

Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos, recibidos y creados en una organización; facilitar su recuperación; determinar el tiempo que estos deben guardarse; eliminar los que ya no sirven; y asegurar la conservación a largo plazo de los más valiosos.

¿Cuántos modelos de control hay?

Existen tres tipos básicos de control, en función de los recursos, de la actividad y de los resultados dentro de la organización, estos son: el control preliminar, concurrente y de retroalimentación.

¿Qué control permite usar y guardar textos con formato?

Los controles Texto enriquecido y Texto permiten introducir un cuadro de texto que el usuario podrá rellenar. La diferencia entre ambos es que sólo el control Texto enriquecido permite usar y guardar textos con formato.

¿Cómo dominar una documentación interna?

¿Qué se debe documentar?

La documentación consiste en llevar un registro de un proceso durante la ejecución de un proyecto o tarea. El objetivo es aprender de la implementación para adaptar la estrategia y mejorar el procedimiento. La gestión de procesos de forma proactiva y documentada hará: Eliminar errores.

¿Qué debe llevar un documento de un proyecto?

¿Qué es un proyecto documento?

Resumen. Una propuesta de proyecto es un documento escrito que describe toda la información que necesitan saber las partes interesadas acerca de un proyecto, incluido el cronograma, el presupuesto, los objetivos y las metas.

¿Cuáles son los 8 pasos del programa de gestión documental?

¿Qué es la gestión documental ejemplos?

La gestión documental consiste en la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Cualquier organización ya captura, almacena y recupera documentos todos los días. Los documentos llegan a la empresa en forma de papel y también en formato electrónico.

¿Cuáles son las tres fases sustantivas en el proceso de vida de los documentos?

Activa, semiactiva e inactiva, las tres fases por las que pasa un documento oficial.

¿Cómo se clasifican los tipos de documentos?

La clasificación es el proceso que permite agrupar de forma jerárquica los documentos, de acuerdo con los principios de procedencia, orden original u otros factores. Por lo general, se consideran tres elementos en este proceso: acciones, estructura orgánica y asuntos.

¿Cuáles son los seis tipos de clasificación de documentos más utilizados?